Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón social: D'ACOSTA Hoteles y Resorts NIT: [NIT] Domicilio: Calle 94 # 15 - 32 Of 103, Bogotá D.C., Colombia Correo electrónico para asuntos de datos personales: callcenter@grupodacosta.com.br Teléfono: (57) 1 6234992 Área responsable de atender consultas y reclamos: callcenter@grupodacosta.com.br Sitio web: www.grupodacosta.com.br

Esta Política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), el Decreto 886 de 2014 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en particular el Título V de su Circular Única.

2. Definiciones

Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible, como los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público.

• Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

• Transferencia: envío de datos personales por parte del Responsable a otro Responsable ubicado dentro o fuera del país.

• Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Objeto y ámbito de aplicación

Esta Política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que D'ACOSTA Hoteles y Resorts trata de sus huéspedes, visitantes, clientes, usuarios, proveedores, aliados, candidatos y colaboradores, con el fin de garantizar el derecho fundamental de hábeas data. Se aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento en el territorio colombiano, o cuando la ley colombiana resulte aplicable en virtud de normas y tratados internacionales.

Esta Política cumple además el deber previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos, en especial para la atención de consultas y reclamos.

4. Principios del Tratamiento

El Tratamiento se rige por los siguientes principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el Tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley y demás disposiciones que la desarrollen.

• Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.

• Libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.

• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: se garantiza al Titular el derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.

• Acceso y circulación restringida: los datos solo se compartirán con el Titular, personas autorizadas por él o por la ley, y terceros que lo requieran legítimamente.

• Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las labores de Tratamiento.

5. Datos personales tratados

Según el servicio o la relación de que se trate, D'ACOSTA Hoteles y Resorts puede tratar las siguientes categorías de datos:

• Identificación y contacto: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, nacionalidad, país de residencia, fecha de nacimiento, género, teléfonos, direcciones físicas y electrónicas.

• Información de la estadía: procedencia y destino, motivo del viaje, preferencias de alojamiento, solicitudes especiales, acompañantes y, cuando aplique, parentesco con menores de edad o personas en condición de discapacidad.

• Información profesional: profesión u oficio, empresa y cargo.

• Información financiera y de pago: datos de tarjetas de crédito o débito (entidad emisora, fecha de vencimiento y los datos necesarios para procesar el pago), datos del tarjetahabiente y dirección de facturación. Los números completos de tarjeta se procesan a través de pasarelas de pago y no se almacenan salvo cuando sea estrictamente necesario y con las medidas de seguridad correspondientes.

• Imágenes y videovigilancia: imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia instalados en las instalaciones, con fines de seguridad de personas, bienes e instalaciones.

• Datos de navegación: dirección IP, identificadores del dispositivo y cookies, conforme a lo indicado en la sección 15.

• Datos sensibles: únicamente cuando sean estrictamente necesarios (por ejemplo, condiciones de salud o alergias informadas voluntariamente para la prestación del servicio, o datos biométricos si [la compañía los utiliza]), conforme a la sección 7.

• Datos de menores de edad: conforme a la sección 8.

6. Finalidades del Tratamiento

6.1. Finalidades necesarias para la relación contractual y legal

• Gestionar reservas, modificaciones, cancelaciones, registro de entrada y salida (check-in y check-out), alojamiento y demás servicios contratados.

• Cumplir con el registro de huéspedes y el reporte de información a las autoridades de turismo, migración, policía y demás entidades que lo exijan, incluidas las obligaciones derivadas de la normativa de turismo.

• Procesar pagos, facturación, reembolsos, compensaciones e indemnizaciones, y llevar registros contables, fiscales y tributarios.

• Verificar y procesar pagos con tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos, e identificar y prevenir fraudes, lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades ilícitas.

• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.

• Garantizar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones.

• Realizar auditorías internas o externas, reportes administrativos y análisis estadísticos.

• Atender requerimientos de autoridades administrativas, de control, policivas o judiciales, y ejercer la defensa de los derechos de la compañía.

• Gestionar la relación con proveedores y contratistas, incluyendo su selección, evaluación, contratación y pago.

6.2. Finalidades opcionales

Para las siguientes finalidades se solicitará una autorización separada y específica, que el Titular podrá otorgar o negar sin que ello afecte la prestación del servicio contratado:

• Enviar publicidad, promociones, ofertas y comunicaciones comerciales de D'ACOSTA Hoteles y Resorts y de las sociedades de su grupo empresarial, por correo electrónico, mensajería, llamadas, redes sociales u otros medios.

• Compartir información con aliados comerciales identificados con quienes exista una relación de negocios, para que le ofrezcan productos y servicios complementarios.

• Realizar investigación de mercados, encuestas de satisfacción y perfilamiento de preferencias.

• Administrar programas de lealtad y reconocer beneficios.

Las comunicaciones comerciales se realizarán respetando los canales, horarios y frecuencias previstos en la Ley 2300 de 2023 y demás normas aplicables, y el Titular podrá darse de baja en cualquier momento.

7. Datos sensibles

El Tratamiento de datos sensibles está prohibido salvo en los casos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos cuando el Titular haya dado su autorización explícita, cuando sea necesario para salvaguardar su interés vital y se encuentre física o jurídicamente incapacitado, o cuando se requiera para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Cuando D'ACOSTA Hoteles y Resorts recolecte datos sensibles:

1. Informará al Titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2. Le informará de forma explícita y previa cuáles datos son sensibles y la finalidad específica del Tratamiento.

3. No condicionará ninguna actividad ni servicio a que el Titular suministre datos sensibles, salvo que sean indispensables para la prestación del servicio.

4. Aplicará medidas de seguridad reforzadas y limitará el acceso a las personas estrictamente necesarias.

8. Datos de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de datos de menores de 18 años está prohibido salvo que se trate de datos de naturaleza pública o que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a la jurisprudencia constitucional.

Por lo tanto:

• La autorización para tratar datos de menores será otorgada por su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, valorando su opinión según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

• Los datos de menores se tratarán únicamente para finalidades necesarias para el servicio (por ejemplo, registro hotelero, seguridad y actividades de recreación contratadas).

• No se utilizarán datos de menores con fines publicitarios ni de perfilamiento comercial.

• Quien realice la reserva en nombre de acompañantes menores de edad declara contar con la facultad de representación para suministrar sus datos.

9. Autorización

El Tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil).

Mecanismos. La autorización podrá otorgarse por escrito, de forma oral, mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó la autorización, o a través de medios electrónicos como casillas de aceptación en el sitio web, aplicaciones, formularios de reserva o correos electrónicos. El silencio nunca se considerará una conducta inequívoca.

Contenido mínimo. Al solicitar la autorización, D'ACOSTA Hoteles y Resorts informará al Titular: (i) el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos y su finalidad; (ii) el carácter facultativo de la respuesta cuando se trate de datos sensibles o de menores; (iii) los derechos que le asisten; y (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable.

Prueba. La compañía conservará prueba de la autorización otorgada, por cualquier medio idóneo, mientras dure el Tratamiento y el tiempo adicional que exija la ley.

Autorizaciones separadas. La aceptación de esta Política no sustituye la autorización específica que se requiera para las finalidades opcionales de la sección 6.2 ni para datos sensibles. Esta Política se complementa con el aviso de privacidad del Anexo B, que se presenta al titular en cada punto de recolección de datos (formularios de reserva, sitios web, recepción y demás canales) junto con las casillas de autorización del Anexo A.

10. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a D'ACOSTA Hoteles y Resorts o los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando esta no sea requerida conforme a la ley.

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas.

11. Deberes de D'ACOSTA Hoteles y Resorts como Responsable

En los términos del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la compañía se compromete a:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y actualizarla oportunamente.

6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado.

7. Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado, y exigirle el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad del Titular.

8. Tramitar las consultas y los reclamos en los términos señalados en esta Política y en la ley.

9. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato.

10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.

11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

12. Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

14. Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), cuando le sea exigible, y mantener actualizada esa inscripción.

12. Transmisión y transferencia de datos; encargados y terceros

Para el cumplimiento de las finalidades de esta Política, D'ACOSTA Hoteles y Resorts podrá:

• Transmitir datos a Encargados (por ejemplo, proveedores de sistemas de reservas, pasarelas de pago, servicios de alojamiento de información en la nube, centros de contacto, agencias de viajes, entidades bancarias, aseguradoras y proveedores de tecnología), mediante contratos de transmisión que obliguen al Encargado a tratar los datos conforme a esta Política, a aplicar medidas de seguridad adecuadas y a guardar confidencialidad.

• Transferir o transmitir datos fuera de Colombia, incluso a sociedades del grupo empresarial [indicar países, por ejemplo Brasil] y a proveedores tecnológicos ubicados en otros países, siempre que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares fijados por la SIC, o que se cumpla alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, autorización expresa e inequívoca del Titular, o ejecución de un contrato en el que el Titular sea parte). Cuando no se cumpla ninguno de estos supuestos, se solicitará la declaración de conformidad ante la SIC.

• Suministrar información a autoridades administrativas, de control, policivas o judiciales en virtud de un requerimiento legal o reglamentario, y usarla o revelarla en defensa de sus derechos.

• Permitir el acceso a auditores u otros terceros contratados para procesos de auditoría interna o externa. D'ACOSTA Hoteles y Resorts no vende los datos personales de los Titulares.

13. Procedimiento para ejercer los derechos: consultas y reclamos

13.1. Canales de atención

El Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado podrán ejercer sus derechos a través de:

• Correo electrónico: [correo de datos personales]

• Teléfono: (57) 1 6234992

• Comunicación escrita dirigida a [dirección física] o radicada en [los puntos de registro de los hoteles].

• [Formulario en el sitio web, si se habilita.]

13.2. Requisitos de la solicitud

La solicitud debe contener como mínimo: (i) nombres y apellidos del Titular; (ii) tipo y número de documento de identidad; (iii) teléfono y correo electrónico o dirección para recibir respuesta; (iv) país; (v) descripción clara y precisa de los datos respecto de los cuales se busca ejercer el derecho y de los hechos que dan lugar a la solicitud; (vi) los documentos que se quieran hacer valer; y (vii) los documentos que acrediten la representación, si se actúa en nombre de otra persona.

El derecho podrá ser ejercido únicamente por el Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad (o mediante instrumentos electrónicos que permitan identificarlo), o por su representante o apoderado, previa acreditación de la representación. Si la solicitud la formula una persona distinta del Titular sin acreditar su representación, se tendrá por no presentada. El ejercicio de los derechos es gratuito.

13.3. Consultas

El Titular puede consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de la compañía. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese término, se informará al interesado, antes del vencimiento, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo.

13.4. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de los deberes de la ley, podrán presentar un reclamo, que se tramitará así:

1. Recepción y completitud. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2. Reclamos mal dirigidos. Si la compañía recibe un reclamo que no es de su competencia, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.

3. Leyenda "reclamo en trámite". Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

4. Plazo de respuesta. El reclamo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo.

13.5. Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante D'ACOSTA Hoteles y Resorts.

13.6. Rectificación y actualización

A solicitud del Titular, la compañía rectificará y actualizará la información que resulte incompleta o inexacta. El Titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que respalde su petición. La compañía podrá habilitar mecanismos electrónicos o formularios simplificados que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre que beneficien al Titular, y los informará en su sitio web.

13.7. Supresión de datos y revocatoria de la autorización

El Titular puede solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada cuando: (a) considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones de la ley; (b) hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados; o (c) se haya superado el periodo necesario para cumplir los fines para los que fueron recabados.

La revocatoria puede ser total (la compañía deja de tratar por completo los datos del Titular) o parcial (por ejemplo, solo para fines publicitarios o de estudios de mercado), y el Titular debe indicar en su solicitud de cuál se trata. La supresión implica la eliminación total o parcial de los datos, de manera que no sea posible su recuperación.

La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a la investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas, o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir una obligación legalmente adquirida por el Titular. En estos casos, la compañía informará al Titular de manera motivada.

14. Seguridad de la información

D'ACOSTA Hoteles y Resorts ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a datos personales y a los sistemas de información, con definición de funciones y obligaciones.

• Controles de acceso basados en el principio de necesidad de conocer, y mecanismos de autenticación y cifrado, según corresponda.

• Procedimientos de copias de respaldo y recuperación de datos.

• Procedimiento de gestión y respuesta ante incidentes de seguridad, incluida la notificación a la SIC dentro de los plazos y por los medios que esta establezca, y la comunicación a los Titulares afectados cuando proceda.

• Acuerdos de confidencialidad y cláusulas de protección de datos en los contratos con terceros (contratistas, consultores, colaboradores temporales y Encargados), que los obligan a cumplir esta Política y los protocolos de seguridad de la compañía.

• Medidas para el transporte, desecho o reutilización de soportes y documentos que contengan datos personales.

• Controles periódicos para verificar el cumplimiento de los procedimientos de seguridad, y revisión y actualización de estos cada vez que se produzcan cambios relevantes en los sistemas de información o en la organización.

Aunque la compañía emplea métodos de seguridad razonables y actuales, ningún sistema es completamente invulnerable. En consecuencia, la compañía responderá conforme a la ley por el incumplimiento de sus deberes de seguridad, sin perjuicio de los eventos de fuerza mayor o de hechos de terceros que no pudieran preverse ni evitarse con la diligencia debida.

15. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de D'ACOSTA Hoteles y Resorts [utiliza / podrá utilizar] cookies y tecnologías similares para su funcionamiento, para recordar preferencias, para análisis estadísticos y, previa autorización, para fines publicitarios. El Titular puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies, o gestionar sus preferencias a través de [el panel de cookies del sitio]. [Detallar cookies, finalidades y proveedores.]

16. Videovigilancia

Las instalaciones cuentan con sistemas de videovigilancia con fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones. Existen avisos visibles que informan al público sobre su existencia. Las imágenes se conservan por [plazo, por ejemplo 30 días], salvo que sean requeridas por una autoridad o para la defensa de derechos en un proceso, y su acceso se limita al personal autorizado. No se instalan cámaras en lugares donde pueda afectarse la intimidad, como habitaciones o baños.

17. Veracidad de la información suministrada

Los Titulares deben suministrar información veraz, completa y actualizada para hacer posible la prestación de los servicios. La compañía presume la buena fe de la información suministrada, sin perjuicio de su deber de adoptar medidas razonables para mantenerla exacta y actualizada y de las verificaciones que la ley exija, como la identificación de huéspedes. El Titular será responsable de los perjuicios derivados del suministro deliberado de información falsa o de la suplantación de identidad por su parte.

18. Registro Nacional de Bases de Datos

D'ACOSTA Hoteles y Resorts inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC, [en caso de ser sujeto obligado conforme al Decreto 090 de 2018 o la norma que lo modifique], y reportará las novedades y los reclamos recibidos en los plazos establecidos por la autoridad.

19. Periodo de conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y las obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales y tributarias aplicables. Vencidos estos plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.

Plazos de referencia: [definir por categoría de datos con asesoría jurídica, por ejemplo información contable y tributaria según el Código de Comercio y el Estatuto Tributario; registros de huéspedes según la normativa de turismo; imágenes de videovigilancia según el plazo indicado en la sección 16; hojas de vida de candidatos no seleccionados, por el plazo que se defina].

20. Modificaciones a la Política

D'ACOSTA Hoteles y Resorts podrá modificar esta Política para atender cambios legislativos, jurisprudenciales, instrucciones de la autoridad, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación de sus servicios. Cuando los cambios sean sustanciales y se refieran a la identificación del Responsable o a las finalidades del Tratamiento, se comunicarán oportunamente a los Titulares, a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, por medios eficientes (correo electrónico, sitio web u otros), y, cuando la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización. La versión vigente estará siempre publicada en [URL].

21. Vigencia

Esta Política rige a partir de [fecha] y reemplaza las versiones anteriores. Las bases de datos estarán vigentes durante el tiempo razonable y necesario para cumplir sus finalidades, conforme a la sección 19.

Anexo A. Modelo de autorización para el momento de reserva o registro

☐ Autorizo a [Razón social] (NIT [NIT]), responsable del tratamiento, con domicilio en [dirección], correo [correo] y teléfono (57) 1 6234992, a tratar mis datos personales para gestionar mi reserva y estadía, cumplir obligaciones legales y de registro, procesar pagos, garantizar la seguridad y atender mis solicitudes, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales disponible en [URL].

☐ Autorizo, de forma opcional, el uso de mis datos para recibir publicidad, ofertas y comunicaciones comerciales de [Razón social], sus sociedades vinculadas y aliados comerciales, por los canales que indico: ☐ correo electrónico ☐ teléfono ☐ mensajería.

☐ Autorizo, de forma opcional, el uso de mis datos para encuestas, estudios de mercado y programas de lealtad.

Conozco mis derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos, solicitar prueba de la autorización, revocarla y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Entiendo que no estoy obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni de datos de menores de edad y que las autorizaciones opcionales no condicionan la prestación del servicio.

Anexo B. Aviso de privacidad

Aviso de privacidad. D´ACOSTA HOTELES Y RESORTS es el responsable del tratamiento de sus datos personales. Los usaremos para gestionar su reserva y estadía, procesar pagos, cumplir obligaciones legales, garantizar la seguridad y atender sus solicitudes. Si usted lo autoriza, también los usaremos para enviarle ofertas, promociones y comunicaciones comerciales. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, revocarla y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Puede ejercer estos derechos escribiendo a callcenter@grupodacosta.com.br o llamando al (57) 1 6234992. Conozca nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales completa en [enlace a la política].